Der interkommunale Austausch der Städte Konstanz und Heilbronn fand bereits 2019 und 2021 großen Anklang. Auch im Jahr 2022 trafen sich die Digitallotsen beider Städte unter dem Hashtag #KNmeetsHN am 12. Oktober 2022 virtuell. Die Veranstaltung bot den Teilnehmenden, zusätzlich zur Gelegenheit sich kennenzulernen, Einblicke zum Stand der Digitalisierung der jeweiligen Städte sowie zwei Workshops zu den Themen Prozessdesign und Resilienz. Dabei wurden Erfahrungen und Best Practices ausgetauscht, um die Digitalisierung in beiden Städten voranzutreiben. #KNmeetsHN war erneut ein voller Erfolg und hat gezeigt, wie wichtig es ist, über den Tellerrand zu blicken und neue Beziehungen aufzubauen. Wir sind stolz darauf, ein Teil dieser Erfahrung gewesen zu sein und freuen uns auf weitere Events, die dazu beitragen unsere Gemeinschaft zu stärken.Im Folgenden werden die einzelnen Elemente von #KNmeetsHN 2022 im Detail vorgestellt.
Bild: Björn Fischer
Digitaler Stand der Stadt Konstanz
Björn Fischer, Leiter der Stabsstelle Strategie und Projektkoordination im Amt für Digitalisierung und IT in der Stadt Konstanz, präsentierte die neuesten Entwicklungen der Stadt Konstanz. Im Rahmen einer Organisationsentwicklung der Stadtverwaltung wurden die beiden Themengebiete „Informationstechnik“ und „Innovation“ in einem neuen Amt für Digitalisierung und IT gebündelt.
Das bis 2025 geförderte Programm „Smart Green City“ soll über die Stadtverwaltung hinaus Ökologie, Ökonomie und Soziales in Einklang bringen, um die Kernziele, Klimaneutralität bis 2035 sowie Klimafolgenanpassung zu erreichen. Es wurden fünf kurzfristige Maßnahmen vorgestellt: Das Datenethikkonzept, das Projekt Klima Cockpit zur Analyse von Klima-, Flächen- und Verkehrsdaten, das Projekt Innenstadt Storyboard zur Erfassung der Funktionen der Innenstadt, das Projekt Digitales Vereinshaus zur Bündelung digitaler Werkzeuge für Konstanzer Vereine und das Smart Green Citys Büro zur Bürgerbeteiligung an Projektideen. Langfristige Ziele sind Klimaresilienz, Ressourcenschonung, hohe Lebensqualität, transparente Stadtentwicklung, solidarische Stadtgesellschaft und digitale Souveränität.
Der Heilbronner Digitalisierungsbeauftragte Thomas Laue hat den aktuellen Stand der Stadt Heilbronn präsentiert. Die Stadt hat das Ziel, bis 2030 zu einer digitalen Stadt zu werden und hat dafür vier Strategiefelder definiert: Bildung und Wissen, zukunftsfähige Mobilität, digitale Verwaltung und digitale Infrastruktur sowie hohe Teilhabe der Stadtgesellschaft. In Heilbronn wurde unter anderem eine autonom fahrende Buslinie entwickelt, die ab November 2022 erstmals für die Öffentlichkeit zugänglich sein wird. Außerdem wurde mit der Grundsteinlegung für das erste Gebäude im Innovationspark AI (IPAI) der erste Schritt des künftig größten Ökosystems für künstliche Intelligenz in Europa getan. Heilbronn hat beim BITKOM Smart City Index im Bereich Verwaltung den zweiten Platz belegt und konnte bereits 375 Prozesse im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) digitalisieren, weitere 684 sind in Arbeit. Der Projektleiter E-Akte Jörg Diebel stellte das System der Robotic Process Automation (RPA) vor, das Technologie zur Automatisierung regelbasierter, strukturierter Geschäftsprozesse beschreibt. RPA ist kein KI-System, sondern ein Roboter, der nach festen Regeln handelt und Maus- und Tastendrücke simuliert. Die Vorteile von RPA sind, dass Mitarbeiter von zeitaufwändigen Routineaufgaben entlastet werden, Projekte schneller umgesetzt werden können und die Anwendung und Umsetzung einfach ist. Die Effizienz von RPA wurde anhand des Beispiels "Semantha" verdeutlicht, die die Hauspost der Stadtverwaltung scannt, schreddert und die gescannte Version an den zuständigen Mitarbeiter schickt. Seit der Einführung von "Semantha" wird die Hauspost innerhalb von ein bis zwei Tagen korrekt zugestellt, was zuvor bis zu einer Woche dauern konnte. Potentielle Anwendungsbereiche für RPA sind OZG-Prozesse, interne Abläufe, automatisierte Analysen und die Vorbereitung von Routineprozessen wie Regelbeurteilungen.
Carlo Schöll führte, aufbauend auf der RPA-Präsentation und des Heilbronner Erfolgs mit „Semantha“, durch den Workshop Prozessdesign. Die Digitallotsen sollten selbst versuchen Prozesse zu abstrahieren und auf ihre Tauglichkeit bezüglich einer potentiellen Automatisierung zu überprüfen. Grundlegend beschäftigt sich das Prozessmanagement mit der Identifikation, Gestaltung und Dokumentation von Geschäftsprozessen. Weitere zentrale Aufgabengebiete sind deren Implementierung, Steuerung und Optimierung. Da Geschäftsprozesse meist sehr komplex sind und aufgrund ihres Umfangs nur schwierig schnell in ihrer Gänze erfasst werden können, wurden die Digitallotsen gebeten ein Prozessdiagramm der Produktion ihres bevorzugten Toasts darzustellen. Hierbei ließen sich viele unterschiedliche Herangehensweisen erkennen. Einige beispielhafte Ergebnisse sind in folgender Abbildung dargestellt. In der Nachbesprechung konnte den Digitallotsen aufgezeigt werden, welche Bereiche eventuell übersehen wurden und was es in Zukunft bei der Automatisierung eines Prozesses zu beachten gilt.
Workshop Resilienz
Der Workshop zum Thema Resilienz ist von großer Bedeutung, da die psychische Widerstandskraft in schwierigen Lebenssituationen eine zentrale Rolle spielt. Die Corona-Pandemie hat dies nochmals verdeutlicht, da viele Menschen mit Ängsten und Unsicherheiten konfrontiert wurden. Resilienz ist jedoch nicht nur in Ausnahmesituationen wichtig, sondern auch bei strukturellen Veränderungen wie dem digitalen Wandel, der große Herausforderungen für Organisationen und Menschen mit sich bringt. Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern die richtige Erwartungshaltung vermitteln und bei Bedarf Unterstützung bieten. Im Vortrag von Carlo Schöll wurden verschiedene Faktoren aufgeführt, die die Resilienz beeinflussen, wie das individuelle soziale Umfeld oder die eigene Lebensphilosophie. Auch die sieben Säulen der Resilienz wurden vorgestellt, anhand derer klare Richtlinien für schwierige Situationen abgeleitet werden können.Ein weiterer Schwerpunkt des Workshops war die organisatorische Resilienz. Dabei geht es um die Fähigkeit von Unternehmen, Druck zu überstehen und ihre Handlungsfähigkeit gegen alle Widrigkeiten zu garantieren. Die ISO-Norm 22316:2017 beschreibt neun Prinzipien, die Unternehmen helfen sollen, ihre organisatorische Resilienz zu verbessern. Dazu gehören unter anderem eine klare Vision und ein kommunizierter Unternehmenszweck, eine gute Strukturierung von Wissen und Informationen sowie eine Fehlerkultur und ein Risikomanagementprogramm. Auch die Fähigkeit, Veränderungen zu antizipieren und zu managen, ist von großer Bedeutung.Abschließend wurden die Teilnehmer des Workshops zu einem "Work Adventure" eingeladen, bei dem sie gamifizierte Aufgaben lösen konnten. Insgesamt war der Workshop eine wertvolle Erfahrung, um die Bedeutung von Resilienz in persönlichen und organisatorischen Situationen zu verstehen und Strategien zur Stärkung der Widerstandskraft zu entwickeln.
Das Angebot rund um #KNmeetsHN 2022 wurde insgesamt gut angenommen. Viele Digitallotsen gaben positives Feedback zur Veranstaltung. Einige Teilnehmer lobten die interessanten und inspirierenden Vorträge. Andere fanden den Austausch unter den Digitallotsen besonders wertvoll und haben von den Erfahrungen anderer profitiert. Auch das Rahmenprogramm mit den verschiedenen Workshops und Diskussionen kam gut an und wurde als sehr abwechslungsreich und lehrreich empfunden. Es gab auch konstruktives Feedback von Teilnehmern, die einige Aspekte der Veranstaltung als verbesserungswürdig empfanden. Insbesondere wurde angemerkt, dass einige Themen nicht ausreichend vertieft wurden und dass es manchmal schwierig war, den Überblick über die verschiedenen Diskussionen und Thematiken zu behalten. Dieses Feedback wird sorgfältig geprüft und fließt in zukünftige Veranstaltungen ein, um sicherzustellen, dass wir die Erwartungen unserer Digitallotsen bestmöglich erfüllen. Wir möchten uns an dieser Stelle ganz herzlich bei allen Digitallotsen und Experten bedanken, die zu dieser erfolgreichen Veranstaltung beigetragen haben. Wir hoffen, dass die Teilnehmenden wertvolle Erfahrungen und neue Erkenntnisse gewinnen konnten und freuen uns darauf 2023 in die vierte Runde #KNmeetsHN zu starten.
