Das organisatorische Herzstück der Philharmonie

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Carolin Bergmann ist Leiterin des Künstlerischen Betriebsbüros der Südwestdeutschen Philharmonie und koordiniert gemeinsam mit ihrem Team alle Aufgaben, Personen und Vorgänge des Orchesterbetriebs.

Die Liebe zum Orchester reicht bei Carolin Bergmann weit in die Kindheit zurück. Mit sieben Jahren sang sie bereits in der Bamberger Dommusik, erlernte später Querflöte, spielte Kammermusik und in verschiedenen Jugendorchestern. „Das Organisieren machte mir aber auch großen Spaß“, erzählt die 30-Jährige. Sie entschied sich dafür, Orchestermanagerin zu werden, studierte BWL und Musikwissenschaften und machte ihren Master in Theater- und Orchestermanagement. Am Theater Trier sammelte sie Erfahrung als stellvertretende Leiterin des Künstlerischen Betriebsbüros (KBB) und als Orchestermanagerin, bevor sie Anfang 2018 die Leitung des KBB bei der Südwestdeutschen Philharmonie übernahm. Dass sich Carolin Bergmann in beiden Welten – Musik und Management – auskennt, erleichtert ihre vielfältige Arbeit, die sie mit ihrem siebenköpfigen Team leistet. Denn das KBB koordiniert alle organisatorischen Aufgaben, die den künstlerischen und technischen Bereich betreffen, und sorgt für einen reibungslosen Probe- und Spielbetrieb. „Ich nenne es gerne das organisatorische Herzstück der Philharmonie, denn wenn etwas bei uns nicht funktioniert, gibt es im schlimmsten Fall kein Konzert“, sagt Carolin Bergmann.

Das künstlerische Konzept, das dem Spielplan zugrunde liegt, und die Verpflichtung von Solisten und Gastdirigenten etc. liegen in den Händen der Intendantin Insa Pijanka und des Chefdirigenten und Künstlerischen Leiters, Ari Rasilainen. Carolin Bergmann ist für das Management des Probe- und Spielbetriebs der Philharmonie zuständig. „Was wir hier alle schätzen, ist, dass Insa Pijanka uns nach unserer Meinung fragt, und wir zum Beispiel Ideen zu Formaten und Solisten etc. äußern können.“ Ein Konzertorchester muss, was Örtlichkeiten und die Verpflichtung von Solisten und Dirigenten angeht, lange vorausplanen. „Wir beenden gerade die Planung für 2020 und sind schon bei der Saison 2020/21.“ Mit der Jahresplanung für die Abo-Konzerte, Sonderveranstaltungen und Gastkonzerte werden parallel auch die Probepläne festgelegt: Welche Besetzung ist vorgesehen, wie sieht der Zeitplan aus, wie viele Proben finden statt usw.

Ein wichtiger Teil von Carolin Bergmanns Arbeit ist die Verpflichtung von sogenannten Aushilfen und Verstärkungen in Orchester und Technik. Da es zum Beispiel keine feste Stelle für einen Harfenspieler oder Pianisten im Orchester gibt, muss das KBB, wenn die Stücke es verlangen, GastmusikerInnen suchen und deren Verträge ausstellen. Bei speziellen technischen Anforderungen, wie bei Open-Air-Veranstaltungen oder größeren Konzertprojekten, arbeitet das KBB auch mit externen Experten und Unternehmen zusammen. Zusätzlich sorgt das Team von Carolin Bergmann für die Bestellung der Noten, die die insgesamt über 70 MusikerInnen des Orchesters und Chefdirigent Ari Rasilainen sowie die Gastdirigenten und Solisten benötigen.

Die gute Planung ist das eine, die Realität eine andere. „Die Krankheit eines Musikers wirft manchmal alles über den Haufen“, sagt Carolin Bergmann. So musste vor ein paar Wochen innerhalb eines Tages eine erkrankte Solistin ersetzt werden. „Die Intendantin und ich haben stundenlang telefoniert, Agenturen und Solisten direkt angefragt. Neben den Branchenbeziehungen ist immer auch etwas Glück dabei, jemanden zu finden, der das Stück parat hat und zeitlich verfügbar ist. Aber wir haben es geschafft“, erklärt Carolin Bergmann. Gleiches gilt, wenn ein Orchestermusiker bei einer großen Besetzung ausfällt. Dann muss oft innerhalb kürzester Zeit ein Ersatz gefunden werden.

Für die Leiterin des KBB ist es selbstverständlich, dass sie Gastauftritte begleitet. „Wir spielen viel in auswärtigen, beziehungsweise in fremden Hallen und Kirchen, und ich bin dann das Bindeglied zwischen Veranstalter und Orchester. So können die MusikerInnen sich ganz auf das Konzert konzentrieren.“ Zwar setzen sich im Vorfeld die beiden Orchesterwarte des KBB mit den Bühnenplänen und der nötigen Technik auseinander. Aber Nachjustierungen am Gastspielort, zum Beispiel was die Temperatur oder die Beleuchtung angeht, kommen immer wieder vor.

Projekte wie das Gastkonzert beim IV Festival Internacional de Música Clásica de Bogotá vom 14. bis 21. April in Kolumbien stellen besondere Herausforderungen dar: Visaerstellung für die MusikerInnen, Absprache mit den KollegInnen in Kolumbien, Organisation der verschiedenen Transportmittel und der Noten sowie die Einhaltung von Ein- und Ausfuhrbestimmungen für die Instrumente und vieles andere mehr erfordern Nervenstärke und kreative Lösungen. Aber Carolin Bergmann lebt für solche Herausforderungen. Ihr Lohn für all die Mühen sind die Konzerte: „Wir sorgen am Ende eines Tages dafür, dass ein Orchester mit Solisten und Dirigenten die Bühne betritt und das Publikum einfach nur das Konzert genießen kann. Die Musik gibt einem so viel zurück, das kann man gar nicht in Worte fassen.“