Nahtstelle zwischen Gemeinderat und Verwaltung

Das sind wir: Die Stadtverwaltung Konstanz stellt sich vor

Verena Mohr leitet die Geschäftsstelle Gemeinderat im Referat Oberbürgermeister. Gemeinsam mit ihrem Team koordiniert und organisiert sie die Gemeinderats- und Ausschusssitzungen.

„Die Geschäftsstelle Gemeinderat ist das Bindeglied zwischen dem Gemeinderat und der Verwaltung“, erklärt Verena Mohr. Die Diplom-Verwaltungswirtin kennt ihren Arbeitsplatz in- und auswendig. 1999 ist sie als Mutterschutzvertretung eingestiegen und fungiert seit 2006 als Leiterin der Geschäftsstelle. „Man muss viel Spaß am Organisieren und an Kommunikation haben. Es kommt immer wieder vor, dass etwas Unvorhergesehenes passiert, auf das man dann spontan reagieren muss.“ So zum Beispiel, wenn eine Gemeinderatssitzung abgesagt und ein Alternativtermin gefunden werden muss. Denn eine Kernaufgabe Mohrs und ihres sechsköpfigen Teams ist die Organisation der Gemeinderats- und Ausschusssitzungen.

„Meine Kollegin Susanne Gude stimmt die Terminpläne des OBs und der Bürgermeister mit den Gemeinderatssitzungen ab. Das ist nicht einfach, da die Terminkalender sehr voll sind. Und dann fallen auch noch Wochentage weg, da zum Beispiel montags keine Gemeinderatssitzungen wegen der Fraktionssitzungen stattfinden können.“ Neben elf Gemeinderatssitzungen müssen viele weitere Sitzungen von Ausschüssen, Beiräten und Aufsichtsräten sowie andere Veranstaltungen koordiniert werden. Um die Vereinbarkeit von Familie, Beruf und Amt zu stärken, werden in den Ferien möglichst keine Termine angesetzt.

Welche Themen wann und in welcher Reihenfolge behandelt werden, ergibt sich aus einem Arbeitsprogramm, das die Geschäftsstelle gestaltet. Die einzelnen Fachämter und Dezernate werden langfristig angefragt, welche Themen relevant sind und mitaufgenommen werden sollen. Da es sich oft um laufende Prozesse handelt, kommt es dabei auch zu zeitlichen Verschiebungen. „Die Fachämter erstellen eine Vorlage und geben eine gewünschte Beratungsfolge an. Wir prüfen die Vorlage dahingehend, ob eine Vorberatung vor einer Gemeinderatssitzung nötig ist, was bei wichtigen Themen die Regel darstellt. Einige Themen werden in den Ausschüssen vorberaten oder direkt entschieden, wenn es
beschließende Ausschüsse sind, andere kommen auch direkt in den Gemeinderat“, berichtet Verena Mohr. Anträge und Anfragen der Gemeinderäte lancieren ebenso Vorlagen. „Wenn ein Antrag in einem bestimmten Gremium besprochen werden soll, achten wir auf die Fristeinhaltung und ziehen die Fachämter für inhaltlichen Input hinzu.“

Viel Aufmerksamkeit verlangt die kommunalrechtliche Prüfung aller Sitzungsvorlagen. „Wir überprüfen, ob die Vorlage und der Beschluss korrekt formuliert sind, ob die Beratungsfolge
stimmt, und ob die richtigen Gremien eingebunden sind“, erklärt Mohr. Die Geschäftsstelle sorgt auch für den korrekten Ablauf der Wahlen neuer Amtsleiter. Bei kommunalrechtlichen Fragen berät Verena Mohr neben den Fachbereichen auch die Ortschaftsräte in Litzelstetten, Dingelsdorf und Dettingen-Wallhausen.

Digital organisiert und abrufbar sind die Vorlagen, Beschlüsse und Protokolle in einem Online-System, das für drei Nutzergruppen eingerichtet ist. Räte, Bürger und Ämter können auf spezifische Informationssysteme zugreifen. „Unsere Aufgabe ist es, die Gemeinderäte mit allen erforderlichen Informationen zu versorgen und in die Verwaltung hinein zu wirken, dass die Sachen rechtzeitig kommen. Dabei unterstützen wir die Ämter, wie sie die Vorlagen ins System stellen“, erklärt Verena Mohr. Wenn Termin- und Sitzungsplanung erfolgt sind, kümmert sich die Geschäftsstelle um die Einladung für die Sitzung und deren Tagesordnung. „Vorlagen gehen immer mindestens sieben Tage vorher raus und werden auch veröffentlicht.“

Neben der Planung ist die organisatorische Betreuung der Sitzung und deren Nachbereitung eine Hauptaufgabe der Geschäftsstelle. „In großen Sitzungen sind wir in der Regel zu zweit, in Ausschüssen dagegen allein. Eine Kollegin steuert die Technik und kümmert sich um die richtige Reihenfolge der Fraktionsanträge, die Korrektheit der Abstimmungsergebnisse sowie darum, dass niemand befangen ist. Die andere ist für die Erstellung des Protokolls zuständig.“ In puncto Befangenheit prüfen Verena Mohr und ihr Team unter anderem, ob ein Rat aus persönlichen Gründen nicht abstimmen darf, zum Beispiel wenn es um die Entwicklung eines Wohngebietes geht, in dem der Rat selbst oder Verwandte wohnen. Auch bei etwaigen Datenschutzverstößen greifen Verena Mohr und ihr Team ein. So werden in den Podcasts, die am Tag nach der Sitzung veröffentlicht werden, Namen oder
personenbezogene Daten, für die keine Freigabe vorliegt, ausgeblendet.

Direkt am Tag nach der Sitzung werden die Beschlüsse in die Systeme eingepflegt, die Protokolle folgen dann einige Zeit später. Die Umsetzung der Beschlüsse und Zusagen der Verwaltung werden mittels der Beschlussüberwachung kontrolliert. Das Erstellen des Protokolls erfolgt aufgrund von Tonaufnahmen. Für eine Stunde Sitzung werden sechs Stunden Protokollschreiben angesetzt. „Nachdem das Protokoll erstellt worden ist, lesen ich oder meine Stellvertreterin es gegen. Es gilt das Vier-Augen-Prinzip, da diese Aufzeichnungen einfach zu wichtig sind. Manche Sitzungen sind so kompliziert, da kommt es auf jedes Wort an.“ Neutralität ist dabei oberstes Prinzip.

Besonders am Herzen liegt Verena Mohr das Projekt „Schule im Gemeinderat“, das seit ein paar Jahren 8. Klassen die Möglichkeit bietet, Gemeinderatssitzungen nachzustellen. „Die SchülerInnen können leichter einen Zugang zur kommunalen Organisation finden, wenn sie selbst einmal ein Thema diskutieren. Das Thema wird mit den Lehrkräften festgelegt und ein Mitglied des Gemeinderates ist auch dabei. Es ist sehr spannend, was Achtklässler über aktuelle Themen denken und zu sehen, zu welchen Entscheidungen sie kommen.“